Software para coordenadoras
Como escolher software para coordenadoras.
Uma lista de funcionalidades diz pouco. Verifique seis aspetos num casamento completo, desde uma alteração num convidado ao trabalho em equipa.
Critérios
Seis aspetos a experimentar ao escolher.
Em cada ferramenta que considerar, percorra um casamento completo: dos convidados aos documentos para os fornecedores. Cada ponto mostra a parte correspondente do Kruspin, no casamento de Inês e João. Receberá o mesmo casamento após o registo.
Um convidado cancela uma semana antes do casamento. Veja o que muda automaticamente na ferramenta, que alertas recebe e o que precisa de fazer. Experimente com Tomás Silva, do casamento de Inês e João.
Convidados e cozinha
- convidados
- 86
- vem
- 78
- aguarda
- 5
- não vem
- 3
Cozinha: Tomás conta nas refeições de carne.
Plano de mesas
Mesa principal, lugar 5: Tomás
Serviço de sala: lugar 5, carne junto do nome
Quartos · Casa principal 07
- Sexta-feiraTomás Silva
- SábadoTomás Silva
Receção: Casa principal 07, sexta-feira e sábado
Tomás vem. Selecione Não vem e veja o que muda automaticamente e o que continua por sua conta.
Demonstração simplificada do casamento de Inês e João. A resposta registada pela equipa aplica-se logo; pelo formulário RSVP, aguardaria aprovação primeiro. Imprima os documentos da cozinha e serviço em PDF ou envie-os por ligação.
O que verá o cliente e o que pode alterar? No Kruspin, acrescenta convidados e respostas, senta convidados e atribui quartos. Vê os itens do orçamento, os preços e os pagamentos, mas não os pode alterar. Não vê conversas internas.
Tomás Silva nas vistas da equipa e do cliente Tomás Silva Equipa Cliente Mesa e lugar Edita Edita Quarto por noite Edita Edita Nota da equipa Edita Não vê Conversa interna Escreve Não vê Todos os dados do convidado nas vistas da equipa, cliente e documentos
As tarefas, o cronograma, as perguntas RSVP, a comida e as bebidas são transferidos? No Kruspin, seleciona o que usar do modelo e os prazos são calculados a partir da data do casamento.
Modelo de cronograma na biblioteca. As horas são relativas ao dia do casamento, pelo que também servem para outra data. A cozinha recebe as horas dos pratos, as quantidades de porções e as restrições dos convidados? A fotógrafa recebe o programa comum e os seus momentos, como as fotografias de grupo após a cerimónia? No Kruspin, cada fornecedor tem o seu cronograma e a cozinha e o serviço de sala têm documentos próprios.
Cronograma – Fotógrafa9 de 22 momentos do dia
- 14:00–14:30Cerimónia
- 14:30–15:30Felicitações e fotografias de grupo
- 20:30Primeira dança
Cronograma – Cozinha11 de 22 momentos do dia
- 10:45Reunião com a cozinha sobre dietas e porções infantisInterno
- 16:30–18:45Copo-de-água
- 22:30–23:45Buffet noturno
Cada fornecedor recebe o programa comum do dia e os momentos internos a que está atribuído. A fotógrafa não recebe o teste de som do DJ. Se os seus casamentos incluem alojamento, experimente a sexta-feira e o sábado em separado. No Kruspin, atribui os convidados por noite e a receção recebe uma lista alfabética com estadia e quarto.
Manuel Rodrigues · família Rodrigues
- Sexta-feiraAla do jardim 03
- SábadoCasa principal 11
A receção recebeMudança de quarto: Ala do jardim 03 → Casa principal 11
O convidado tem quartos atribuídos por noite. A distribuição para a receção ordena os convidados alfabeticamente, com estadia e quarto. A assistente encontra o que tem de fazer e as notas internas ficam só para a equipa? No Kruspin, cada membro da equipa tem uma função e o cliente não vê conversas internas.
Tarefas a três meses do casamento, cada uma com responsável. O cliente não vê tarefas com a etiqueta Interna nem conversas internas.
Dificuldades habituais
Três tipos de ferramentas, três limitações.
Folha de cálculo
Mantém manualmente a ligação entre convidado, mesa e quarto. O cliente recebe a folha inteira ou uma cópia que gere em separado.
Ferramenta geral de gestão de projetos
Tarefas, sim. Convidados, mesas, noites e documentos para a cozinha, não.
Aplicação de casamentos para casais
Um casamento, um casal. Normalmente, faltam a equipa e os documentos para fornecedores.
Passo seguinte
Experimente os critérios no casamento de Inês e João.
Após o registo, recebe a aplicação com o casamento de Inês e João. Altere a resposta de um convidado, abra o documento da cozinha e veja o que o cliente vê.
Preço da coordenação de casamentosÂmbito do trabalho e forma de cobrança organizados numa estrutura de proposta para o cliente.
Perguntas frequentes
Escolha de software na prática.
Não encontrou a resposta? Escreva-nos na página do apoio.
Tenho de transferir todos os casamentos em curso?
Não. Pode terminar os casamentos em curso onde estão e começar o seguinte no Kruspin. Carregue os convidados da folha de cálculo em CSV ou XLSX.
O cliente também tem de trabalhar na aplicação?
Não. Convide o cliente quando quiser que acrescente os convidados e as respostas. Até lá, só a equipa trabalha na aplicação.
O Kruspin também serve para espaços de casamento?
Sim. Um espaço com cozinha e alojamento pode convidar a cozinha e a receção com acessos próprios ou enviar-lhes documentos em PDF ou por ligação.