Hébergement et répartition des chambres
Les chambres et les invités, nuit par nuit.
Attribuez une chambre aux invités pour chaque nuit. La réception reçoit la répartition des chambres, ou rooming list. Elle voit qui dort où, qui arrive et qui change de chambre entre deux nuits.
Baptiste Petit
famille Petit · mariage d'Camille & Thomas
Exemple simplifié
- Présence
- Présent
- Menu
- Viande
- Restrictions
- sans gluten
- Une place à table
- Table 5 · 6
- Vendredi
- À compléter
- Samedi
- À compléter
Attribuez une chambre à Baptiste pour les deux nuits
Chambres nuit par nuitÀ compléter
| Chambre | ven. → sam (vendredi à samedi) | sam → non (samedi à dimanche) |
|---|---|---|
| Aile du jardin 032 lits | ||
| Bâtiment principal 112 lits | ||
| Bâtiment principal 084 lits |
Maëlle Petit (MH) dort déjà le vendredi dans l'Aile du jardin 03 et le samedi dans le Bâtiment principal 11.
ExportHébergement pour la réception
Un invité sans chambre ne figure pas dans le document de la réception.
Toute la démonstration en texte
- La réponse. Vérification Baptiste Petit remplit le formulaire via le lien commun. Sa réponse attend dans Réponses à valider. Baptiste figure déjà dans la liste : elle est donc À vérifier et l'invité est présélectionné grâce au même nom. Les données existantes restent dans la liste jusqu'à la validation. Automatiquement Après validation, la présence, le menu et les restrictions de Baptiste sont renseignés dans sa fiche. Le plan de table, le document pour le service et les effectifs pour la cuisine utilisent alors sa réponse.
- Lieu. Manuellement Baptiste apparaît parmi les invités sans table, avec un point de la couleur de son menu. Vous le placez à la place 6 libre de la table 5, dans la grange. Si un invité déjà placé répond Absent, il reste à sa table. Le document pour le service indique RSVP Absent et vous libérez sa place vous-même.
- Chambres. Manuellement Vous attribuez une chambre pour chaque nuit séparément, le vendredi et le samedi. Une chambre complète n'accepte plus d'invités. L'attribution reste en place jusqu'à ce que vous la retiriez.
- Documents. Export Le service reçoit à chaque place le nom, le repas et les restrictions. La cuisine reçoit les quantités par menu et les restrictions sans noms. La réception reçoit les arrivées, changements de chambre et départs. Imprimez les documents en PDF ou envoyez-les par lien.
Dans l'application
Qui dort où, pour chaque nuit.
Consultez l'occupation pour chaque nuit, plutôt que pour l'ensemble du séjour. Un invité qui dort la première nuit dans l'aile du jardin et la seconde dans le bâtiment principal a ses deux nuits renseignées.
La chambre, la nuit et la table dans la fiche de l'invité
Retrouvez dans la fiche de l'invité sa chambre pour chaque nuit et sa table dans le plan de table.
Les groupes d'invités restent ensemble
Attribuez une chambre à toute une famille en une fois. Une grande chambre peut accueillir plusieurs groupes.
Une chambre avec ses photos et ses consignes
Renseignez la salle de bains, les photos, les consignes et une note interne que le client ne voit pas.
Plus de détailsLa chambre, la nuit et la table dans la fiche de l'invité · Les groupes d'invités restent ensemble · Une chambre avec ses photos et ses consignes
La chambre, la nuit et la table dans la fiche de l'invité
Retrouvez dans la fiche de l'invité sa chambre pour chaque nuit et sa table dans le plan de table.
Les groupes d'invités restent ensemble
Attribuez une chambre à toute une famille en une fois. Une grande chambre peut accueillir plusieurs groupes.
Une chambre avec ses photos et ses consignes
Renseignez la salle de bains, les photos, les consignes et une note interne que le client ne voit pas.
Vous vous en chargez
- Ajoutez les lieux et les chambresManuellement
- Attribuez les chambres nuit par nuitManuellement
- Complétez les nuits manquantesVérification
L'application s'en charge
- Transmettez le récapitulatif à la réceptionExport
Méthode en 4 étapesCe qui se passe à chaque étape et ce que l'application empêche
Ajoutez les lieux et les chambresManuellement
Pour chaque chambre, indiquez les lits, par exemple 1 lit double et 1 lit d'appoint. La capacité se calcule automatiquement. Un lieu de la bibliothèque est ajouté au mariage sous forme de copie indépendante.
Attribuez les chambres nuit par nuitManuellement
Faites glisser un invité ou un groupe entier dans une chambre et sélectionnez les nuits. Vous ne pouvez pas attribuer une chambre complète ni une chambre indisponible pour la nuit concernée.
Complétez les nuits manquantesVérification
Dans la rubrique À compléter, retrouvez les invités sans hébergement pour une ou plusieurs nuits. L'application signale les nuits où la capacité est dépassée.
Transmettez le récapitulatif à la réceptionExport
Imprimez le document Hébergement en PDF ou envoyez-le par lien. La réception y retrouve les invités par ordre alphabétique, l'occupation nuit par nuit, ainsi que les arrivées, les départs et les changements de chambre par jour.
Qui voit quoi
Le client attribue les chambres, la réception reçoit le récapitulatif.
Les nuits de Baptiste, telles que les voient votre équipe, le client et l'invité. Une réception qui doit gérer l'hébergement directement dans l'application reçoit le rôle Hébergement au sein de votre équipe. Elle n'a alors accès ni au budget, ni aux tâches, ni au plan de table.
Un document, 3 vuesLes nuits de Baptiste
Équipe
Vous et vos coordinatrices
- Vendredi
- Aile du jardin 03
- Samedi
- Bâtiment principal 11
- Note interne sur la chambre
- réservé à l'équipe
Lieux, chambres, lits et invités nuit par nuit.
Client
Camille et Thomas
- Vendredi
- Aile du jardin 03
- Samedi
- Bâtiment principal 11
- Note interne sur la chambre
- ne voit pas
Il attribue les chambres tant que vous ne verrouillez pas les modifications. Il ne voit ni la pièce d'identité ni la date de naissance.
Invité
Site de mariage
- Chambre par nuit
- ne figure pas sur le site
L'invité ne voit pas la répartition des chambres sur le site de mariage.
Étape suivante
Des chambres au planning.
Planning du mariage
Arrivées, cérémonie et petit-déjeuner dans un seul planning ; chaque prestataire reçoit sa version.
Kruspin ou un tableur partagéBaptiste répond qu'il ne viendra pas : ce que vous modifiez dans le tableau et dans l'application, jusqu'à ses deux nuits et au document pour la réception.
Vous choisissez un logiciel ? Six points à vérifier
Attribuez les chambres du mariage d'Camille & Thomas.
Après votre inscription, vous trouverez leur mariage dans l'application, avec l'hébergement à la ferme et dans une maison d'hôtes partenaire. Trois couples changent de chambre entre deux nuits. Découvrez comment la réception retrouve ces changements dans son récapitulatif.
Questions
Questions fréquentes sur l'hébergement.
Vous n'avez pas trouvé de réponse ? Contactez-nous via la page assistance.
Les invités choisissent-ils eux-mêmes leur chambre ?
Non. Vous attribuez les chambres, ou le client s'en charge. Le site de mariage peut présenter aux invités les lieux où ils dormiront.
Et si les invités sont hébergés dans deux lieux ?
Ajoutez les deux lieux, par exemple une ferme et une maison d'hôtes à proximité, puis attribuez les chambres de la même façon. Pour le moment, un seul récapitulatif est créé pour tout le mariage, sans document distinct par lieu.